O Plenário do TCU, no Acórdão nº 1.233/2012, entendeu que a adesão ilimitada (ou sem regras claras) às atas de registro de preços pode representar ofensa ao art. 37, inc. XXI, da Constituição Federal, que exige que compras e serviços sejam contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes.
Justificou, ainda, que a adesão ilimitada pode constituir-se em incentivo a práticas reprováveis, como fraude ao procedimento licitatório e corrupção, principalmente em licitações destinadas ao fornecimento de grande vulto.
Diante dessa realidade, é necessário definir um limite razoável. Assim, ficou estabelecido, de forma resumida, que as contratações pelo Sistema de Registro de Preços devem observar as seguintes determinações:
• Devem ser convidados, mediante correspondência eletrônica ou outro meio eficaz, os órgãos e as entidades para participar do registro de preços;
• O planejamento da contratação é obrigatório;
• Devem ser fixados quantitativos máximos (considerando as necessidades definidas pelos órgãos gerenciador e participantes) a serem contratados pelo registro de preços;
• Na gestão da ata de registro de preços, a soma dos quantitativos contratados em todos os contratos derivados da ata não deve superar o quantitativo máximo previsto no edital. Ou seja, a soma de todas as contratações derivadas da ata de registro de preços (inclusive decorrente de carona em ata) não pode extrapolar os quantitativos máximos previstos no edital. Será possível que o órgão gerenciador ou participante abra mão de quantitativos inicialmente previstos para que órgãos e entidades não participantes possam aderir à ata de registro de preços.
Acórdão nº 1.233/2012 – Plenário
ACORDAM os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos em Sessão Plenária, ante as razões expostas pelo Relator, em:
(...)
9.3. determinar, com fundamento na Lei 8.443/1992, art. 43, inciso I, c/c RITCU, art. 250, inciso II, à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI/MP) que:
....
9.3.2.1. ao realizarem licitação com finalidade de criar ata de registro de preços atentem que:
9.3.2.1.1. devem fundamentar formalmente a criação de ata de registro de preços, e.g., por um dos incisos do art. 2º do Decreto 3.931/2001 (Acórdão 2.401/2006-TCU-Plenário);
9.3.2.1.2. devem praticar todos os atos descritos no Decreto 3.931/2001, art. 3º, § 2º, em especial o previsto no seu inciso I, que consiste em "convidar mediante correspondência eletrônica ou outro meio eficaz, os órgãos e entidades para participarem do registro de preços";
9.3.2.1.3. o planejamento da contratação é obrigatório, sendo que se o objeto for solução de TI, caso seja integrante do Sisp, deve executar o processo de planejamento previsto na IN - SLTI/MP 4/2010 (IN - SLTI/MP 4/2010, art. 18, inciso III) ou, caso não o seja, deve realizar os devidos estudos técnicos preliminares (Lei 8.666/1993, art. 6º, inciso IX);
9.3.2.1.4. a fixação, no termo de convocação, de quantitativos (máximos) a serem contratados por meio dos contratos derivados da ata de registro de preços, previstos no Decreto 3.931/2001, art. 9º, inciso II, é obrigação e não faculdade do gestor (Acórdão 991/2009-TCU-Plenário, Acórdão 1.100/2007-TCU-Plenário e Acórdão 4.411/2010-TCU-2ª Câmara);
9.3.2.1.5. em atenção ao princípio da vinculação ao instrumento convocatório (Lei 8.666/1993, art. 3º, caput), devem gerenciar a ata de forma que a soma dos quantitativos contratados em todos os contratos derivados da ata não supere o quantitativo máximo previsto no edital;
9.3.3. quando realizarem adesão à ata de registro de preços atentem que:
